tiistai 18. tammikuuta 2011

Miten organisoida työpöytä

Siisti työpöytä säästää aikaa, väittää Itellan mainos. Kokemukseni perusteella olen samaa mieltä: siisti työpöytä on stressittömään luovuuden ja tuottavuuden helpottaja. Kokeile siis näitä ehdotuksia:

1. Käytä koria. Pöytäni oikeassa kulmassa on uskollinen korini (26 cm x 34 cm x 13 cm rottinkikori), jonne viskaan päivän kuluessa muistilaput, pikkuesineet ja kaiken ylimääräisen. Tapani mukaan yritän tyhjentää korin aina seuraavaa päivää varten. Se onnistuu, kun jokaiselle tavaralle on oma paikkansa (siitä lisää seuraavassa). Kori on myös mainio psykologinen motivaattori. Tyhjänä se on ilo silmälle ja saa uskomaan illuusioon siitä, että elämä on hallinnassa.



2. Arkistoi paperit. Jos emme tiedä minne tavarat laitetaan, ne kerääntyvät kasoiksi. Tämä on yksi muuttumaton luonnonlaki, jolle todennäköisesti tulevaisuudessa löytyy matemaattinen laskukaavakin. Sitä ennen, kuitenkin, on viisasta hahmottaa kaikelle paikkansa. Irtopapereille ylivoimaisesti paras säilytystila on vanha kunnon arkistokaappi. Tiedättehän, sellainen joita ennen vanhaan näki poliisielokuvissa kun hyvis syöksyi selaamaan kansioita poliisipäällikön hakiessa kahvia. Paperiarkisto vaatii kaverikseen tarrakirjoittimen (käytän Brother P-Touch 900:aa) tai vähimmillään Post-It-lappuja, joihin kansioiden sisältö kirjoitetaan. Paperit arkistoidaan toki aakkosjärjestykseen.



Riippukansioita ei oikein voi välttää, mutta olen tehnyt kompromissin. Merkitsen riippukansion aakkosella (katso kuva) ja sen sisään laitan yksittäisiä kansioita, jotka sitten merkitsen tarrakirjoittimella. Menetelmä on yksinkertainen ja johtaa välittömään tyydytyksen tunteeseen kaikkeuden hallinnasta.

3. Järjestä työtarvikkeet ja pidä ne ulottuvilla.
Sain aikoinaan lahjaksi äidiltäni puisen pöytälaatikoston, jota olen siitä asti käyttänyt menestyksellä. Sen sisältö on vaihdellut, ja tulee varmasti vielä vaihtumaan, mutta toistaiseksi se palvelee minua täten:



* Ylähyllyllä Kindle ja sitaattivihkoni
* Keskihyllyllä päiväkirja ja elämänkalenterini + kynä
* Vasemmalla alhaalla muistivihko ja kirjekuoria
* Oikealla alhaalla kirjekuoria ja osoitevihko

Kaikki on saatavilla helposti ja nopeasti. Lisäksi säilytän työpöytäni ylälaatikossa muita välttämättömiä mutta harvemmin tarvittavia toimistotarvikkeita, kuten teippiä, saksia, paperiliittimiä, liimaa, nitojaa, niittejä ja reittäjän.

4. Suosi kauniita esineitä.
Vesilähde, huonekasvit, luonnonmateriaalit ja luonnonvalo ovat kaikki omiaan edistämään ajatuksenjuoksua. Laadukkaat paperit, kynät ja vihot kertovat niin ikään itselle halusta panostaa omaan työnteon laatuun. Kaikkein tärkeimpänä pidän kuitenkin järjestyksen itsensä luomaa kauneutta. Jotain kosmosta tässäkin kaaoksessa



5. Pidä työpöytä aina tyhjänä. Vaikutus on sama kuin juhlien jälkeisenä aamuna nähdä siivottu asunto, tyhjä tiskiallas ja keräyspullot valmiina muovikasseissa. On kuin koko säädytön näytelmä olisi ollut muisto, jonka todellisuutta ei edes jyskytys ohimoissa todellista. Tyhjä työpöytä auttaa luottamaan omaan kykyyn hallita välitöntä ympäristöä, mikä taas muistuttaa mahdollisuudesta hallita omaa tietoisuutta, mielentilaa ja tuottavuutta. Puhdas, tyhjä työpöytä antaa kokemuksen siitä, että kaikelle on paikkansa ja minä tiedän missä tuo kaikki on: arkistolaatikoissa, pöytälaatikostossa, vetolaatikoissa ja kirjahyllyissä. Siisti työpöytä on välittömintä, mitä voimme tehdä itsemme johtamisen - ja sen myötä elämänlaatumme - hyväksi.